Conduzir Reuniões de Modelagem

Entender e documentar como o processo atual acontece é muito importante para uma melhor análise e posterior melhoria. Não deixar que pontos importantes escapem deste levantamento não é uma tarefa fácil. Abaixo estão algumas dicas que me ajudam e podem ajudar você a conduzir suas reuniões de modelagem de processos.

VISÃO GERAL

Solicite para um dos participantes descrever rapidamente a visão geral das principais atividades. Não entrando em detalhes neste momento. Isto fará com que você tenha uma ideia de como o processo funciona.

TRABALHE EM ETAPAS

Detalhe as atividades até o final de cada etapa. Garanta que compreendeu tudo antes de partir para a próxima.

APRESENTAÇÃO RESUMIDA

Descreva a etapa modelada com suas palavras, é a melhor forma para comprovar que você entendeu o processo.

INVESTIGUE

Muitos profissionais descrevem seus processos de forma distinta da realidade. Atente-se a estes desvios e pergunte. As vezes uma pergunta sua altera completamente a informação repassada e lembra coisas que o profissional tenha esquecido de informar.

ACOMPANHE A EXECUÇÃO

Avalie a necessidade de acompanhar como o processo é realizado. Ver as atividades sendo realizadas na prática para materializar as informações recebidas.

APRIMORE O DIAGNÓSTICO

Promova o entendimento dos problemas e restrições buscando sempre visualizar a causa raiz. Não simplifique o problema existente. Compreenda as regras de negócio, sistemas, pessoas, interfaces, responsabilidades, controles e políticas que limitam a visão do futuro. Não foque apenas no fluxo.

INCORPORE MELHORIAS PONTUAIS

Melhorias simples e de baixo impacto aparecerão ao longo da reunião e poderão ser imediatamente implantadas. Documente estas mudanças no desenho atual.

RELEMBRE A VISÃO DO FUTURO

Entenda as restrições que interferem na visão do futuro. Visualize quais os pontos de alavancagem para ganhos. Aprenda com a modelagem e otimize a visão do futuro.

MANTENHA O FOCO NO PROJETO

Existem problemas em que o custo de solução é maior que o retorno. Aceite isto e ataque pontos que efetivamente trarão melhorias. Documente estas ideias para futuros projetos, apenas evite focar nestas questões neste momento.

ALGUMAS COISAS NÃO DEVEM SER ESCRITAS

Atente para o que será oficialmente registrado na frente de todos. Algumas informações são confidênciais e devem ser guardadas com sigilo. Evite assim fofocas e brigas internas do projeto.

Referência: EloGroup

E você? Tem alguma sugestão? Utiliza alguma outra técnica? Deixe o seu comentário!