Estou compartilhando um "Case" sobre melhoria de processos e automatização. Neste "Case" podemos verificar como a mobilização de processos de negócio pode aumentar a produtividade, reduzir atritos internos entre setores entre outras melhorias na organização.
Fonte: Bizagi. Download da versão completa Aqui (Inglês).
Boa Leitura a todos.
Empresa: Geometry
Indústria: Serviços profissionais, estudos de engenharia e estudos geofísicos.
Localização: Rússia
Objetivos
- Certificar-se da alocação adequada de recursos;
- Obter um maior conhecimento e controle sobre os custos;
- Diminuir gargalos em torno dos Pedidos no processo de cotação;
- Acelerar a velocidade para que os contratos sejam negociados e concluídos;
- Estabelecer em toda a empresa aceitação de BPM;
- Implementar processos iniciais rapidamente - semanas, não meses.
Conquistas
- Tempo de resposta às solicitações dos clientes: redução de 30%;
- Habilidade Profissional (medida pelo reduzido número de chamadas repetidas para clientes) - até 20%;
- Tempo Hands-off entre vendas e departamentos técnicos - redução de 30%;
- Tempo de ciclo da solicitação de cotação (através da automação) - abaixo de 40%;
- Redução em % dos erros, substituindo atividades manuais com sistemas de automatização - 60%;
- Os projetos-piloto lançados em 60 dias (12 semanas).
Visão Geral
Por que uma empresa de sucesso e crescimento, de repente sente que precisa reorganizar suas atividades e encontrar novo método de gestão? A resposta: Inovação. Alexei Turchkov, CEO da Geometry, disse: "Conforme a empresa cresce, você precisa ter ferramentas de gestão mais eficazes . E uma vez que tudo deriva de processos de negócio, decidimos enveredar pelo caminho BPM". A Geometry buscou uma solução para melhorar o fluxo de trabalho e automação de seus processos de vendas, permitir preços mais consistentes, aumentar a visibilidade e precisão de propostas de vendas e redução de interação desnecessária e atritos entre as vendas e equipes técnicas.
Desafios
O Mercado da Geometry é altamente competitivo. A empresa é especializada na prestação de serviços de pesquisas de engenharia, cobrindo uma vasta gama de projetos de construção que vão desde linear (estradas, linhas de energia, gasodutos), à propriedades, centros de negócios e habitação. Também presta serviços para a realização de estudos geofísicos e de laboratório. Cada uma dessas áreas teve processos similares - e desafios semelhantes - em torno de alocação de recursos e custeio.
A equipe embarcou em uma iniciativa para trazer consistência a este fase inicial do processo de vendas. O objetivo era aumentar eficiência e colaboração com o resultado líquido de melhorar atendimento ao cliente e acelerar a negociação e celebração de contratos.
Resultados
Como acontece com frequência, os colaboradores estavam inicialmente relutantes em abraçar a inovação. No entanto, uma vez que a gestão exerceu um pouco de pressão, levaram apenas duas semanas para o mesmo pessoal ver a ferramenta como um instrumento necessário. Em termos de ROI, permitiu Geometry criar 3-4 vezes mais ofertas comerciais, com a mesma quantidade de esforço. O tempo de resposta para solicitações dos clientes é baixo, em 30%, e as encomendas qualificadas 20% mais rapidamente. A relação tensa que existia entre vendas e departamentos técnicos melhorou graças a uma melhor comunicação e qualidade da informação, reduzindo o tempo de interação em até 30%. Talvez a figura mais significativa é a de 60% de redução nos erros alcançados através da substituição do método manual para os sistemas automatizados.
Melhores Práticas
- Envolver as partes interessadas no processo para manter o seu interesse;
- Nomear um líder de projeto que entende e possui as metas e métricas;
- Considerar a contratação de um membro dedicado da equipe para o projeto;
- Demonstrar os resultados rapidamente para transmitir a potencial de BPM para todos os colaboradores;
- Reconhecer que o BPM é um projeto de longo prazo exigindo investimento para obter os melhores resultados.
E você? Qual sua opinião sobre este "Case". Deixe o seu comentário!
